1、勘察活动现场的天花板高度：在布置舞台、灯光、视听设备时，天花板高度有着至关重要的影响。舞台背景拿LED显示屏来举例，需要根据层高来计算LED显示屏安装多大面积比较合适;

2、调查现场是否有视线：从每个角度看房间，有没有柱子、枝形吊灯和其他东西阻挡视线?你能从舞台外的每个角度清楚地看到舞台或大屏幕吗?在构建阶段之前，还必须考虑此问题;

3、根据实际情况规划舞台的数量和规模：对于小型企业来说，总数并不多，而且足以在年会上建立一个阶段。但是大公司是不同的，数量是数百或数百，因此多个阶段或一个阶段可能需要多个显示。通过提前确定舞台和背景屏幕的数量和方向，限度地利用空间;

4、根据节目需求预估所需舞台的尺寸：虽然年会是每个企业都会搞的活动，但是到底以什么形式，什么主题来做，却是一件让人费心的事。有的企业可能就是玩个小游戏、抽个奖，形式比较简单，但有的企业不一样，他们会有各种表演活动，甚至有的企业会请的表演人员给大家表演节目。不同需求，对于舞台宽度，大小以及背景屏幕的大小要求也不同。

在舞台衍架搭建中，首先要解决的就是场地问题，相对于室内来说，室外的舞台衍架搭建需要注意的就是地面的平整以及活动地点是否有大量观众聚集地方。还有就是在搭建过程中，需要把安装过程需要的设备以及零件都事先准备好，并且结合展示的主题进行舞台效果的策划，把准备都做到万无一失。

在搭建前还要确定衍架搭建处环境，主要包括：舞台的长度、衍架长度以及舞台长度等，这些都很关键。确认衍架外框尺寸，加入太高装不上衍架那就白白的浪费时间了。为能够更好的保证这个舞台衍架使用的安 全、建议提前制定好严格的安装使用标准，以免后期带来不必要的麻烦。

我们常见的舞台一般是T型舞台和长方形舞台，舞台主体部分材质使用钢管支撑，以及木板搭配而成。舞台的后面会用舞台行架挂上幕布，幕布上面的内容一般就是活动的目的宗旨，也是演出的关键内容所在。舞台行架搭建是很有的，在一般情况下，是两人以上同时构架较好，这样动作同意协调，效果会很快很好。